Systemplanung und Integration
Jedes Unternehmen arbeitet anders. Deshalb beginnen wir mit einer detaillierten Analyse Ihrer Dokumentenprozesse, Abteilungsstrukturen und IT-Landschaft.
Wir konzipieren Lösungen, die sich in bestehende ERP- und CRM-Systeme einfügen, ohne etablierte Arbeitsabläufe zu stören. Unsere Planungsphase berücksichtigt zukünftiges Wachstum und veränderte Compliance-Anforderungen.
- Prozessanalyse und Anforderungsworkshops
- Technische Architekturplanung
- Schnittstellenentwicklung zu Bestandssystemen
- Pilotprojekte und schrittweise Implementierung
Dokumentendigitalisierung
Die Umwandlung physischer Archive in durchsuchbare digitale Bestände erfordert Präzision. Unsere Erfassungsprozesse kombinieren Hochleistungsscanner mit intelligenter Texterkennung und manueller Qualitätskontrolle.
Wir verarbeiten Dokumente jeder Art: von gebundenen Akten über Großformate bis zu fragilen historischen Unterlagen. Indexierung und Metadaten folgen Ihren individuellen Klassifizierungsregeln.
- OCR-Erkennung mit Nachbearbeitung für hohe Genauigkeit
- Automatische Klassifizierung nach vordefinierten Regeln
- Versionierung bei nachträglichen Korrekturen
- Sichere Vernichtung oder Rückgabe der Originale
Mitarbeiterschulung
Selbst das beste System entfaltet nur Wirkung, wenn Ihre Mitarbeiter es souverän einsetzen. Unsere Schulungen vermitteln nicht nur Bedienung, sondern auch das konzeptionelle Verständnis effizienter Dokumentenverwaltung.
Wir passen Inhalte an unterschiedliche Nutzergruppen an: vom Gelegenheitsnutzer bis zum Power-User, der erweiterte Funktionen wie Workflow-Automatisierung nutzt.
- Hands-on-Workshops mit realen Szenarien
- Rollenspezifische Trainingsmodule
- Schulungsunterlagen und Video-Tutorials
- Follow-up-Sessions nach Einführungsphase
Compliance-Beratung
DSGVO, GoBD, branchenspezifische Aufbewahrungsfristen: Dokumentenverwaltung bewegt sich in einem dichten regulatorischen Umfeld. Wir helfen Ihnen, Anforderungen zu identifizieren und systemseitig umzusetzen.
Unsere Compliance-Audits prüfen bestehende Prozesse auf Lücken und entwickeln Maßnahmen zur Risikominimierung. Dokumentierte Verfahrensanweisungen erleichtern Nachweise bei externen Prüfungen.
- Rechtliche Anforderungsanalyse für Ihre Branche
- Automatisierung von Lösch- und Archivierungsfristen
- Zugriffskonzepte nach Need-to-know-Prinzip
- Audit-Trails für vollständige Nachvollziehbarkeit
Wartung und Support
Nach der Implementierung beginnt der laufende Betrieb. Unser Support beantwortet technische Fragen, löst Probleme und hält Ihr System durch regelmäßige Updates sicher und leistungsfähig.
Wartungsverträge umfassen präventive Überwachung, Performance-Optimierung und Anpassungen bei geänderten Geschäftsanforderungen. Sie erhalten einen festen Ansprechpartner, der Ihre Systemlandschaft kennt.
- Telefonischer und E-Mail-Support während Geschäftszeiten
- Monatliche System-Checks und Sicherheitsupdates
- Backup-Monitoring und Disaster-Recovery-Tests
- Jährliche Review-Meetings zur Prozessoptimierung
Cloud-Migration
Der Wechsel von lokalen Servern zu Cloud-basierten Lösungen erfordert sorgfältige Planung. Wir migrieren Ihre Daten ohne Ausfallzeiten und stellen sicher, dass Sicherheitsrichtlinien während und nach dem Umzug eingehalten werden.
Sie profitieren von skalierbarer Infrastruktur, ortsunabhängigem Zugriff und automatisierten Backups. Dabei behalten Sie volle Kontrolle über Ihre Daten durch verschlüsselte Übertragung und Speicherung auf deutschen Servern.
- Migrationsstrategie mit Rollback-Szenarien
- Schrittweise Überführung nach Abteilungen oder Dokumententypen
- End-to-End-Verschlüsselung und Zugriffsmanagement
- Performance-Optimierung für verteilte Teams